Ab Dezember 2025: Teams zeigt Arbeitsorte automatisch – rechtliche Stolperfallen für Arbeitgeber

Microsoft bereitet eine Teams-Funktion vor, die den Arbeitsort automatisch auf „im Büro“ stellt, sobald sich Beschäftigte mit dem Unternehmens-WLAN verbinden. Laut Microsoft 365 Roadmap soll der Rollout ab Dezember 2025 starten; die Funktion ist zumindest vorerst standardmäßig deaktiviert, kann allerdings von den jeweiligen Admins aktiviert werden. Das Feature ist für Windows und macOS vorgesehen und aktualisiert den Standort auf Gebäudeebene. Ziel ist es, hybride Zusammenarbeit zu erleichtern.

Nebeneffekt dieser neuen Funktion ist aber auch, dass der Arbeitgeber nachvollziehen könnte, ob sich die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht im Büro aufhalten, sondern aus dem Home- oder Mobile-Office arbeiten. Damit wäre dem Arbeitgeber zugleich eine effektive Kontrolle der Anwesenheits- und Home-Office-Zeiten eröffnet. Eine derartige Kontrolle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer muss allerdings rechtlich sauber ausgestaltet und umgesetzt werden, um nicht gegen arbeits- und datenschutzrechtliche Vorgaben zu verstoßen:

Arbeitsrecht: Mitbestimmungspflicht und organisatorische Leitplanken

Die automatische Anzeige „im Büro“ oder „im Home-Office“ ist eine technische Funktion, die objektiv geeignet ist, Verhalten von Arbeitnehmern sichtbar zu machen (Anwesenheit am Standort). In Deutschland unterliegt die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; bei Nichteinigung mit dem Betriebsrat hätte die Einigungsstelle zu entscheiden (§ 87 Abs. 2 BetrVG).

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat insofern wiederholt klargestellt: Es kommt nicht auf eine subjektive Überwachungsabsicht oder auf Speicherung an; ausreichend ist die objektive Eignung der technischen Einrichtung, Verhaltens- oder Leistungsinformationen zu erheben und zugänglich zu machen. Auch ohne Aufzeichnung kann bereits eine Überwachungsmöglichkeit vorliegen, die Mitbestimmungspflichten auslöst. Dies betonte das BAG etwa jüngst in seinem Beschluss zu Headset-Systemen vom 16.07.2024 (Az. 1 ABR 16/23), wonach „Überwachung“ schon dann vorliegt, wenn Daten über bestimmte Vorgänge automatisch erhoben, übermittelt oder verarbeitet werden.

Praxisfolge: Aktivieren Arbeitgeber die Teams-Funktion, ist bei Bestehen eines Betriebsrats eine Betriebsvereinbarung erforderlich, die Zweck, Umfang, Transparenz, Zugriffe, Protokollierung und Missbrauchsschutz verbindlich regelt. Andernfalls drohen betriebsverfassungsrechtliche Konflikte bis hin zu Unterlassungs- und Beseitigungsansprüchen des Betriebsrats.

Datenschutz: Rechtsgrundlage, Transparenz, Minimierung

Die automatische Anzeige des Arbeitsorts ist zugleich auch eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO und des BDSG. Im Beschäftigungskontext regelt § 26 BDSG die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Die zentrale Rechtsgrundlage ist die Erforderlichkeit zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG); Einwilligungen sind möglich, aber wegen der sozialen Abhängigkeit der Arbeitnehmer im Arbeitsverhältnis strengen Freiwilligkeitsmaßstäben unterworfen (§ 26 Abs. 2 BDSG).

Praxisfolgen: Es sollte durch die Arbeitgeber sorgsam geprüft werden, ob eine Nutzung im Unternehmen erstrebenswerte Vorteile liefert; dies sollte auch Überlegungen zu einer Risikoanalyse nach Art. 35 DSGVO beinhalten. Im Sinne eines „Privacy by Default“ sollte das Einschalten der Funktion genau geprüft werden. Vor der Nutzung der Funktion ist weiterhin die Einwilligung der jeweiligen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erforderlich. Der Zugriff auf die Daten sollte zudem nur auf einer Need-to-Know-Basis erfolgen.

Fazit

Die neue Teams-Funktion klingt für Arbeitgeber verlockend, um sich einen Überblick hinsichtlich der Anwesenheit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro zu verschaffen. Dies kann insbesondere praktisch zur Kontrolle der Einhaltung der Home-Office-Regelungen im Betrieb genutzt werden. Was auf den ersten Blick verlockend klingt, sollte jedoch nicht vorschnell und ohne vorherige rechtliche Beratung umgesetzt werden. Andernfalls drohen arbeits- und datenschutzrechtliche Verstöße.

Simon Fehrenbach

Rechtsanwalt

Karlsruhe